마케팅 기초 상식

RFP(Request for Proposal), 어떻게 읽고 해석해야 할까?

RFP(Request For Proposal, 제안요청서)

마케팅 업계에 발을 들인 사람이라면 한 번쯤 들어봤을 용어입니다.

Request For Proposal의 약자로 회사에서 프로젝트를 담당할 업체를 선정하기 전에, 요구사항을 정리하여 후보 업체들에게 전달하는 문서입니다. 프로젝트의 주제, 목적, 목표, 운영방안, 기대효과 등 프로젝트에 대한 자세한 내용이 담기게 되지요!

모든 마케팅 Agency가 그렇듯이, 디하이브도 고객사와의 프로젝트 초기단계에서 RFP를 받아보고 PT에 참여하기 위한 준비 작업을 시작합니다.

언뜻보면 쉬울 것 같으면서도 어려운 RFP! 오늘은 RFP를 올바르게 읽고 파악하는 방법을 알아보겠습니다. (마케팅 업계에 한정지어 내용을 풀어갑니다^^)

RFP가 모든 정보를 담고 있지는 않다

우리 흔히 저지르기 쉬운 실수는 RFP만으로 고객사의 모든 요구를 파악할 수 있다고 생각하는 것입니다. RFP 자체가 고객사의 요청을 담은 문서를 뜻하니까요. 그.러.나 고객은 우리가 생각하는 것만큼 친절하지 않습니다^^

물론 고객사에서 원하는 목적을 달성하기 위해 RFP를 최대한 상세하게 풀어내려고는 했을테지만  ① 고객사 입장에서는 너무나도 당연한 사실이라 RFP상에 포함시키지 않은 내용  ② 프로젝트의 목적은 분명하나 구체적인 실행안이 막연한 경우  ③ 문서 상에 포함시키기엔 너무나 방대한 프로젝트의 배경과 사연 등 여러 이유로 우리가 받아들이는 RFP는 불충분한 정보일 수 있습니다.

그렇다면, ‘RFP는 우리가 필요한 모든 정보가 담겨있지 않다!’를 전제로 어떻게 문서를 읽어나가야 할까요?

처음 만나는 RFP, 펜과 메모지는 필수!

가장 먼저 RFP를 접할 때 우리가 해야할 일은 전체적으로 정보를 읽어나가며 내용 확인이 필요한 부분을 체크하는 것입니다. 이 때 주의할 점은 내가 이해한 내용이 100% 정확하다고 확신하지 않는 것!

예를 들어 업무 Scope 중 “월 1회 뉴스레터 발송”이라는 항목이 있다고 해봅시다. 언뜻 이해하기엔 ‘음~ 매달 1번씩 뉴스레터 콘텐츠를 만들어서 발송하면 되겠구나!’ 라고 생각할 수 있지만 여기엔 추가적으로 확인해야 할 내용들이 매우 많습니다.

• 현재 뉴스레터를 발송하기 위한 플랫폼은 구축이 되어 있는지
• 뉴스레터 프레임은 디자인이 되어 있는 상태인지
• 뉴스레터를 발송할 대상자는 추려져 있는건지(메일 정보 수집도 완료가 되었는지)
• 콘텐츠 제작을 위해 따로 협업해야 되는 부서 or 업체가 정해져 있는건지
• 매달 뉴스레터 주제를 선정하는 주체는 누구인지

등등의 내용 점검이 필요합니다.

RFP를 통해 우리가 행해야 할 세부 업무 요건들이 정해지고, 이를 바탕으로 견적서가 산출되기 때문에 RFP는 꼭 꼼꼼하게 짚고 넘어가야 합니다!

기초 조사를 통해 기본적인 정보 파악하기

RFP를 살펴보며 확인이 필요한 내용들을 점검했다면, 1차 기초 조사에 들어갑니다. 공식 홈페이지, 언론보도 현황, IR(Investor Relations), SNS 채널 등 여러 루트를 점검하며 회사의 기본적인 정보와 RFP 상에서 궁금했던 정보들을 파악합니다.

• 해당 산업 군에 대한 시장 조사
• 제품 군과 주력 소비자
• 다각면에서의 고객사 현황
• 소비자들의 리뷰와 평가

이 때 가장 먼저 살펴봐야 할 부분은 바로 언론보도 현황입니다. 보도자료는 고객사가 직접 언론에 전달하고 싶은 메시지를 작성하여 배포하였기 때문에, 회사의 내부 정책이나 신제품 소개 등 정확하고 공식적인 정보가 담기게 됩니다. 따라서 고객사의 현재 상황이나 입장을 파악하기에 좋은 근거 자료가 됩니다.

그 밖에 블로그, SNS채널 등에서는 소비자가 해당 고객사와 브랜드, 제품을 어떻게 인식하고 있는지를 살펴볼 수 있습니다.

자료 조사 중에는 필요한 내용을 다시 검색하거나 출처를 헤매지 않도록 별도의 기록 폼을 마련하여 꼼꼼히 기록해두도록 합니다.

RFP 재점검과 질의서 작성

기초 조사를 통해 전반적인 고객사의 현황과 제품, 소비자를 파악했다면 해당 내용을 토대로 RFP를 재점검하는 과정을 거쳐야 합니다.  파악한 정보들을 대입해보며 고객사에게 별도로 확인해야 할 사항들을 점검합니다.

체크를 위한 질문 시트를 만들고, 사안에 따라 이메일 또는 전화를 통해 해당 내용을 확인하도록 합니다. 고객사에 따라 이메일로만 문의 접수를 받는 경우도 있고, 질문에 대한 답을 줄 때 PT에 참여하는 모든 업체들을 참조로 걸어 답변을 주는 경우도 있으니 이 부분도 꼭 체크해주세요!

추후 제안서를 작성하는 과정에서도 많은 의문점이 생겨나게 됩니다. 따라서 1차 시장조사를 통해 최대한 많은 정보를 파악한 후 질의서를 작성하는 것이 요령! (아는만큼 보인다고 하잖아요?)

지금까지 RFP(Request For Proposal, 제안요청서)의 개념과 읽는 방법에 대해 알아보았습니다. 마케팅의 기초라지만 보기보다 어렵고 알쏭달쏭한 RFP의 기초지식! 보다 많은 RFP를 접하고 직접 경험해 보는 게 가장 효과적인 방법이지 않을까 싶습니다 :-) 초보 마케터들의 역량을 쑥쑥 키워나가길 응원하면서 포스팅 마치겠습니다. 감사합니다!

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